Warum die Online-Terminbuchung für Arztpraxen und Patienten immer wichtiger wird

Immer mehr Patienten wollen online Ihre Arzttermine buchen. Warum es für Ihr Praxismarketing wichtig ist mitzuhalten, welche Anbieter es gibt und wie Arztpraxen die Online-Terminbuchung einfach zur Verfügung stellen, erklärt dieser Artikel.

(dieser Artikel erschien zuerst am 16. Mai 2018 und wurde nun überarbeitet und aktualisiert)

Online-Terminbuchung für Arztpraxen: Was wollen Patienten, was bieten Ärzte?

Bereits 2017 zeigte eine repräsentative bitkom-Umfrage, dass damals schon 18 Prozent der Internetnutzer online einen Arzttermin vereinbart hatten. Rund 40 Prozent konnten sich ebenfalls vorstellen, hier aktiv zu werden. Eine neuere Studie aus dem Jahr 2019 – ebenfalls von bitkom – zeigt, dass sich der Trend zur Online-Terminvereinbarung weiter fortsetzt. 26 Prozent der Befragten haben bereits einen Termin online vereinbart. Eine von jameda in Auftrag gegebene Studie zeigt einen Anteil von 36 Prozent. Das Interesse ist dabei ungebrochen: Knapp 40 Prozent wollen den Service in Zukunft in Anspruch nehmen. Die Kluft zwischen den Wünschen der Patienten und der Möglichkeit der Online-Terminbuchung ist jedoch nach wie vor groß, wie getapp zeigt. Patienten orientieren sich bei der Arztwahl jedoch zunehmend auch an solchen Services – ein Grund für Ärzte, der Online-Terminvereinbarung Einlass in ihren Praxisalltag zu gewähren. Wir zeigen, wie’s geht!

Wir helfen Ihnen bei der Anbieterwahl

Es gibt jede Menge Anbieter, die Tools und Schnittstellen für den praxisinternen Kalender bereitstellen oder den Kalender der Arztpraxis ersetzen. Als Full-Service-Agentur für Praxismarketing helfen wir Ihnen bei der Wahl des passenden Dienstleisters und bei der Einbindung des Terminkalenders auf Ihrer Praxishomepage.

Arzt bei der Bearbeitung einer Anfrage über Online Termin Vereinbarung

Vorteile der Online-Terminbuchung für Arztpraxen und Patienten

Der Vorteil für die Patienten liegt auf der Hand: Sie können zu jeder Tages- und Nachtzeit ihren nächsten Arzttermin buchen. Auf die Sprechstundenzeiten sind sie nicht mehr angewiesen. Tatsächlich verzeichnete der Anbieter Doctolib, dass 40 Prozent der über die Plattform gebuchten Termine außerhalb der Öffnungszeiten vereinbart werden.

Aber auch Ärzte können von dieser Entwicklung profitieren. So entlastet die Online-Terminbuchung das Praxispersonal, das weniger Telefonanrufe entgegennehmen muss. Gleichzeitig kann dieser Service ein Wettbewerbsvorteil sein: Wer beispielsweise aufgrund von akuten Zahnschmerzen schnell einen Termin vereinbaren möchte und neu in einer Stadt ist, könnte die bequeme Online-Lösung bevorzugen. Vor allem, wenn in einer anderen Praxis ständig besetzt ist oder die Mitarbeiter in der Mittagspause sind.

Wer im Netz bucht, kann online an seinen Arzttermin erinnert werden. Die Termintreue lässt sich auf diese Weise womöglich steigern. Tatsächlich scheinen viele Ärzte zufrieden mit der Online-Terminbuchung zu sein. Jedenfalls würden sich laut einer jameda-Umfrage 93 % der Ärzte, die die Online-Terminlösung auf dieser Plattform nutzen, wieder dafür entscheiden.

Natürlich kostet die Integration eines Online-Terminbuchungssystems etwas Zeit. Die ersten Fragen, die sich viele Ärzte stellen: Welche Anbieter gibt es und welcher ist der richtige für mich? Lässt sich das Terminbuchungssystem in meine Praxishomepage einbinden? Und wenn ja, wer hilft mir dabei?

Anbieter im Vergleich: Doctolib, jameda, Dr. Flex & Co.

Der Markt der Online-Terminlösungen für Arztpraxen ist ständig in Bewegung. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die unterschiedliche Möglichkeiten bieten. Wir stellen einige der Anbieter und ihre Leistungen in einer kurzen Übersicht vor. Bitte beachten Sie, dass dieser Vergleich eine Momentaufnahme ist und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

321 MED

321 MED ist eine „Online-Rezeption“, die auf der Praxiswebsite integriert wird und neben Online-Terminen auch alle anderen Servicebereiche (z.B. Kommunikation, Rezepte, Befunde) abdeckt. Anders als bei klassischen Terminlösungen buchen sich Patienten nicht selbst den konkreten Termin, da viele Leistungen für direkte Buchung oftmals nicht ausreichend gut standardisierbar sind. Das System automatisiert die Kommunikation rund um die Terminvergabe (z.B. Abfrage aller wichtigen Daten), die Vergabe des konkreten Termins bleibt aber bei den Mitarbeitern. So ist 321 MED für jeden Fachbereich und jede Leistung einsetzbar. 321 MED kann zudem einfach mit klassischer Online-Terminbuchung kombiniert werden (z.B. für schwer standardisierbare Leistungen). Dazu kann jede andere Terminlösung in die Online-Rezeption integriert werden, um Patienten eine gebündelte Service-Anlaufstelle zu bieten.

321 MED ist für Patienten direkt auf der Praxiswebsite ohne Installation oder Anmeldung nutzbar. Mitarbeiter verwalten das System über einen einfachen Online-Zugang, sodass vor Ort nichts installiert werden muss. 321 MED legt außerdem großen Wert auf Datensichert: alle Server sind in Deutschland, Daten werden mehrfach verschlüsselt und für jede Praxis in einer autonomen Datenbank abgelegt.

Vertragslaufzeit

monatlich kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

ja

Bewertungsfunktion

ja – können nur von Praxisangestellten eingesehen werden

Doctolib

Doctolib ist eine eigene Software, die einen umfangreichen Terminkalender zu Verfügung stellt. Dieser ermöglicht auch eine Online-Terminvereinbarung für Patienten – gleichzeitig behält die Praxis jederzeit die Übersicht über alle Termine. Um Terminausfälle zu verringern, verfügt doctolib zusätzlich über ein automatisches Erinnerungssystem. Bei kurzfristig frei gewordenen Terminen werden Patienten auf der Warteliste direkt informiert. Die Einrichtung des Terminkalenders in Ihrer Praxis wird seitens doctolib durchgeführt – alle Mitarbeiter erhalten eine Schulung. Bei offen gebliebenen Fragen bietet docotlib entsprechenden Support an. Stand Juli 2021 kostet doctolib pro Arzt und pro Monat 129 Euro. Der Vertrag kann immer zum Monatsende gekündigt werden.

Eine Videosprechstunde ist mit doctolib ebenfalls möglich sowie die direkte Überweisung von Patienten an andere Fachärzte, sofern Patienten hierfür ihr Einverständnis gegeben haben.

Vertragslaufzeit

monatlich kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

nein

Bewertungsfunktion

nein

jameda

jameda arbeitet mit Paketen. Die Online-Terminvergabe sowie die Möglichkeit der Videosprechstunde gibt es im Gold Pro Paket für derzeit 99 Euro pro Monat und pro Arzt. Dabei werden Ärzte hier gleich in die Suchmaschine von Jameda aufgenommen und können über ein Profil die Schwerpunkte ihrer Praxis vorstellen. Damit Sie und Ihr Team sich problemlos in der Terminvergabe und der Videosprechstunde zurechtfinden, werden Sie durch jameda geschult. Angst vor der Bewertungsmöglichkeit auf jameda müssen Ärzte nicht haben – jameda prüft sämtliche Bewertungen sehr genau.

Die angebotenen Termine sind je nach Länge und Behandler individualisierbar. Eine Synchronisation ist bislang mit drei Praxiskalendern möglich: medatixx „x.time“, samedi® und EVIDENT. Die Online-Terminlösung ist auch auf der eigenen Praxis-Webseite integrierbar. Buchende Patienten erhalten eine Erinnerung per SMS. Zusätzlich können Ärzte einrichten, dass etwa Neupatienten direkt einen Anamnesebogen mit der Terminbestätigung zugeschickt wird.

Gut zu wissen: jameda arbeitet DSGVO konform und ist TÜV-geprüft.

Vertragslaufzeit

jährlich kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

externe Weiterleitung zu jameda

Bewertungsfunktion

ja

Dr. Flex

Bei Dr. Flex können Ihre Patienten Termine auf der Webseite buchen ohne ein Nutzerkonto anlegen zu müssen. Dabei wird Ihr eigener Praxis-Kalender stets mit dem Kalender auf der Dr. Flex Homepage abgeglichen, ohne, dass Sie etwas tun müssen. Patienten werden hier via SMS an ihren bevorstehenden Arzttermin erinnert. Dr. Flex versteht sich als Ergänzung der Praxissoftware und bietet 23 Schnittstellen an die bestehende Software an. Bestehende Prozesse müssen in der Regel nicht umgestellt werden. Bei Schwierigkeiten oder Fragen erhalten Ärzte eine persönliche Beratung. Die gesamte Online-Terminbuchung wird über Server in Deutschland abgewickelt. Mittels SSL-Verschlüsselung und DSGVO-konformer Software sorgt Dr. Flex für die Sicherheit der Daten. In einem Datenschutz-Test von Stiftung Warentest (1/2021) schneidet Dr. Flex mit der Note 1,6 am besten unter den privatwirtschaftlichen Anwendern ab.

Gut zu wissen:  Dr. Flex kostet monatlich ab 29 Euro und ist jederzeit kündbar.

Vertragslaufzeit

monatlich kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

ja

Bewertungsfunktion

nein

Doctena

Ähnlich wie Doctolib funktioniert auch Doctena. Die Software bietet eine Online-Zahlung, Videosprechstunden und einen Terminkalender, der die praxiseigene Software integriert werden kann. Der Doctena Kalender erinnert Patienten an bestimmte Termine. Häufigkeit und Zeitpunkt sind individuell einstellbar. Eine automatische Terminerinnerung per Mail und SMS wird aus dem System an alle gebuchten Patienten versendet. Dabei besteht für den Patienten die Möglichkeit aus der Mail heraus den Termin zu verschieben oder abzusagen.

Eine Verifizierung des Termins durch Patienten (via SMS) kann ohne Konto und ohne Registrierung erfolgen. Damit sollen tendenziell deutlich mehr Onlinebuchungen erfolgen.

Ärzte können zwischen verschiedenen Paketen wählen – wer etwa keine Online-Zahlung für IGeL-Leistungen benötigt, zahlt dafür auch nicht. Darüber hinaus bietet Doctena eine eigene App an. Die Preise finden Sie hier: Doctena Preisliste

Gut zu wissen: doctena hat ein Siegel des Deutschen Instituts für Qualitätsstandards und -prüfung für gute Servicequalität erhalten.

Vertragslaufzeit

3 Monate zum Ende eines Kalendermonats kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

ja

Bewertungsfunktion

ja

Samedi

Samedis Kalender wird an die Software der Praxis angebunden und bietet hier über 40 Schnittstellen. Hier können Sie sowohl die Ressourcenplanung als auch die Online-Terminbuchung und -Zuweisungen durchführen. Patienten werden via SMS oder E-Mail an Ihren Termin erinnert. Sobald Ihre Patienten in der Praxis angekommen sind, können sie sich bequem selbst einchecken, online wichtige Formulare ausfüllen und alle Dateien in der digitalen Patientenakte speichern.

Samedi ist TÜV-geprüft und arbeitet DSGVO-konform mittels eigenes entwickelter, EU-patentierter Verschlüsselungstechnologie. Ähnlich wie bei doctena ist es auch hier möglich, Patienten online an einen anderen Facharzt zu überweisen. Samedi bietet über 10 verschiedene Pakete an, die unterschiedliche Bedürfnisse der Praxis abbilden. So kostet die Basic Option für Arztpraxen 45 Euro pro Monat und pro Arzt. Das Comfort-Premium Paket kostet hingegen 200 Euro pro Monat und pro Arzt. Einen detaillierten Überblick gibt hier.

Vertragslaufzeit

quartalsweise kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

ja

Bewertungsfunktion

nein

TerMed

TerMed bietet Ihren Patienten die Möglichkeit, Termine direkt auf Ihrer Homepage zu buchen. Auch eine App ist für Patienten verfügbar. Ein Erinnerungsservice via Mail oder SMS ist ebenfalls enthalten. Via TerMed können Ärzte zudem Rezept- und Überweisungsbestellungen bearbeiten und verkürzen so Wartezeiten für Patienten in der Praxis. TerMed stellt Arztpraxen einen Vor-Ort-Partner zur Seite, der bei Fragen oder Schwierigkeiten im Ablauf eingreifen kann. Die Kosten liegen bei 49,90 pro Monat. Dabei sind drei Behandler enthalten.

Vertragslaufzeit

jährlich kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

ja

Bewertungsfunktion

nein

Tomedo

Tomedo ersetzt im Wesentlichen Ihre gesamte Praxissoftware – sofern Sie mit Ihrer Hardware bei Apple vor Anker gegangen sind. Je nach Facharzt bietet tomedo ganz unterschiedliche Tools, die bei verschiedenen Behandlungen unterstützen können. Zusätzlich lernt tomedo dank künstlicher Intelligenz mit und macht auf diese Weise die Abrechnung einfacher. Die Terminvergabe erfolgt hier über Ihre eigene Webseite – auch die Option zur Videosprechstunde ist mit enthalten. Da tomedo eine große Bandbreite an Features mitbringt, gibt es hier keine fixen Pakete, sondern die Features werden einzeln „gemietet“. Auf diese Weise müssen Sie sich auch nicht selbst um Systemupdates kümmern. Den Vertrag können Sie jederzeit fristlos kündigen.

Vertragslaufzeit

monatlich kündbar

Einbindung in Praxis-Homepage

ja

Bewertungsfunktion

nein

Klassische Praxissoftware

Darüber hinaus gibt es viele weitere Anbieter, die Termine vermitteln und dadurch Neupatienten generieren. Auch klassische Praxissoftware, die Online-Terminbuchungsfunktionen zur Verfügung stellen, sind eine Alternative. Auf der eigenen Homepage holen Ärzte ihre Patienten dort ab, wo sie häufig nach Kontaktdaten suchen und einen Termin vereinbaren wollen.

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    Warum ist de Online Terminbuchung wichtig für Ärzte?

    Fazit

    Ärzte, die eine Online-Terminbuchung anbieten, sparen nicht nur Zeit beim Praxismanagement, sondern zeigen, dass sie sehr patientenorientiert denken und handeln. Anbieter gibt es genug. Ärzte sollten diese Chance erkennen und die Online-Terminbuchung in Ihrer Arztpraxis nutzen.

    Bei der Auswahl des passenden Anbieters und der Einbindung der Online-Terminbuchung in Ihre Praxishomepage helfen wir Ihnen natürlich gerne!

    KKostenlose Erstanalyse