Question 1

Wie wirkt sich der Fachkräftemangel Ihrer Meinung nach in der Praxis aus und wie ist Ihre Prognose für die Zukunft?

Accepted Answer

Medizinische Hilfe und Behandlung müssen in der Regel akut bereitgestellt werden. Für das Praxisteam bedeutet das, während der Öffnungszeiten rund um die Uhr erreichbar zu sein – sowohl für Patient:innen vor Ort als auch für Patient:innen am Telefon. Erhalten Patient:innen aufgrund besetzter Telefonleitungen oder gestresstem Praxispersonal keinen Termin, wenden sie sich an die nächste Arztpraxis. Die Praxis verliert also potenzielle Patient:innen.

Hieraus resultiert wiederum ein hoher Druck, der auf dem Praxisteam lastet – ein Teufelskreis aus hohen Anforderungen und Stress entsteht. Durch Abwerbung anderer Praxen, die ebenso Mitarbeiter:innen brauchen, wird der Stress für den bestehenden Mitarbeiterstamm erhöht und die nächsten Mitarbeiter:innen verlassen die Praxis.

Leider ist es im medizinischen Bereich schwer möglich, mit den Benefits anderer Branchen mitzuhalten. Homeoffice und Gleitzeit sind kaum umsetzbar, gleichzeitig ist die Verantwortung der Mitarbeitenden hoch, Patient:innen möglichst zeitnah zu versorgen. Dieser Umstand lässt sich meiner Meinung nach schlicht nicht auflösen und wird sich daher in naher Zukunft auch nicht ändern.

Es ist demnach wichtig, die Praxisteams vor Ort so gut wie möglich zu entlasten und die bestehende Arbeitskraft effizient zu nutzen. Die Kommunikation mit den Patient:innen ist hier ein zentraler Ansatzpunkt. 321 MED minimiert den Zeitaufwand für die Patientenkommunikation in der Praxis und kann zudem auch einfach von fachfremdem Personal übernommen werden. Fachkräfte mit medizinischer Ausbildung können dann auch wieder für medizinische Belange eingesetzt und entlastet werden. Vielfach ist es das, was Arbeitnehmer bei der jeweiligen Praxis hält, denn die Leidenschaft für die Tätigkeit besteht bei den meisten durchaus. Nur wird diese Leidenschaft in aktuellen Zeiten stark auf die Probe gestellt.

Question 2

Wie wollen Sie mit 321 MED hier Abhilfe schaffen?

Accepted Answer

321 MED schafft einen zeitgemäßen Kanal für Service und Kommunikation, der einen Großteil der alltäglichen Patientenbetreuung und viele Abläufe automatisch übernimmt und dabei individuell auf die Praxis zugeschnitten werden kann.

Patient:innen können die Praxis so bei jedem Anliegen unabhängig von Telefon, E-Mails, Sprech- und Wartezeiten einfach und komfortabel „wie per WhatsApp“ erreichen – was eine enorme Verbesserung der Servicequalität bedeutet. Zudem wird bei vielen Anliegen eine rasche Hilfe durch automatische Services ermöglicht.

Für das Praxisteam bedeutet das gleichzeitig eine Reduktion des Telefon- und Kommunikationszeitaufwands von 70-80%. Anfragen gehen zeitunabhängig ein und werden so weit wie möglich bereits automatisch vorbereitet. Dadurch ermöglicht 321 MED eine schnelle Weiterbetreuung, da viele Abläufe (z.B. standardisierte Antworten) auf wenige Klicks reduziert sind. Auf diese Weise sinkt die Belastung und es bleibt mehr Zeit für andere (medizinische) Aufgaben.

Schlussendlich ist damit auch die Zufriedenheit höher und die Mitarbeiter:innen bleiben der Arztpraxis eher erhalten. Mit 321 MED könnte man dem Team sogar Homeoffice ermöglichen. Gleichzeitig wird es außerdem möglich, auch fachfremde Mitarbeiter:innen leicht für die Patientenbetreuung einzusetzen, da die Einarbeitung in die Online-Rezeption sehr einfach ist und die zeitunabhängig Bearbeitung jederzeit Rückfragen innerhalb des Teams (z.B. bei einer erfahrenen MFA) zulässt.

Die DNA unserer Lösung ist im Prinzip, ein neues Medium für Patientenservice und -kommunikation zu schaffen, das die Patientenbetreuung zeitgemäßer macht, den Zeitaufwand minimiert und gleichzeitig aber auch Patientennähe und Individualität bewahrt und dem Praxisteam an den relevanten Stellen nie die Zügel aus der Hand nimmt.

Question 3

Wo geht 321 MED sonst noch über die Möglichkeiten anderer Tools hinaus?

Accepted Answer

321 MED ist keine Insellösung für einen Teilbereich (z.B. „nur“ Termine), sondern stellt eine umfassende Lösung für nahezu alle Bereiche der Patientenbetreuung in der Arztpraxis dar. Es ist also ein gebündelter Kanal, über den alle Patientenanliegen (z.B. Rezeptwünsche, Befunde, Krankmeldungen u.v.m.) zentral betreut werden können.

Zudem sind bei 321 MED alle Funktionen miteinander verwoben – das bedeutet, wenn beispielsweise nach einer Terminanfrage noch eine Frage aufkommt, kann ich sowohl als Patient:in wie auch als Praxis einfach nahtlos über den Messenger eine Nachricht senden und muss nicht wieder zum Telefon greifen oder eine E-Mail schreiben.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass 321 MED so barrierefrei wie möglich nutzbar ist, damit Patient:innen das Tool auch wirklich bestmöglich annehmen. Die Patientenoberfläche wird direkt auf der Praxiswebsite integriert und an das Praxisdesign angepasst – fühlt sich also für Patient:innen extrem vertraut an. Patient:innen können das System dann direkt mit einem Klick nutzen und müssen nicht erst wieder zu einer anderen Website abspringen, sich irgendwo registrieren oder noch eine App herunterladen. Zudem ist das Tool so simpel gestaltet, dass wirklich jeder intuitiv zu den wichtigen Themen gelangt. Das führt dazu, dass das System extrem gut angenommen wird und Patienten bis zum 80. Lebensjahr problemlos mit 321 MED zurechtkommen.

Für die Praxis entstehen auch keine langen Einarbeitungszeiten – eine spezielle Integration in die Praxis-EDV ist nicht notwendig, bestehende Programme können weiterlaufen und es werden vor allem auch keine Patientendaten ausgelesen.

Zudem weiß ich als Arzt einfach, wie individuell die Anforderungen jeder Praxis sind und wie schnell hier die meisten anderen Lösungen an ihre Grenzen stoßen. Unsere Lösung ist deshalb bis ins kleinste Detail an eigenen Anforderungen anpassbar – deshalb funktioniert 321 MED bei unseren Kund:innen auch von Allgemeinmedizin bis Humangenetik und von Einzelpraxis bis hin zu MVZ/Kliniken.

Ein Punkt, der in der aktuellen Zeit ebenfalls nicht vernachlässigt werden sollte, ist der Datenschutz.

Mit 321 MED benötigen Patient:innen keinerlei Anmeldung und werden auch nicht auf eine fremde Seite weitergeleitet. Alle Eingaben werden verschlüsselt und in eine eigene Datenbank für jede Praxis übertragen. Zudem werden alle Daten nach 7 Tagen wieder komplett gelöscht – Patientendaten sind also nie lange gespeichert.

Question 4

Was sind die Vorteile aus der Sicht der Patient:innen bei der Nutzung für 321 MED?

Accepted Answer

Patient:innen können die Praxis bei jedem Anliegen unabhängig von Telefon, E-Mails und Sprechzeiten so einfach und komfortabel „wie per WhatsApp“ erreichen – und das über einen zentralen Kanal. Die Antwortzeiten sind durch Automatisierung und Chat-Prinzip deutlich kürzer, Wartezeiten (z.B. in der Telefonwarteschlange) entfallen. Durch die Messengerfunktion bleibt die Kontaktaufnahme sichtbar – im Gegensatz zu Kontaktformularen, wo eine Anfrage meist erst einmal gefühlt „im Nirvana“ verschwindet und man als Patient:in unsicher ist, ob diese überhaupt angekommen ist.

Question 5

Viele Ärzt:innen geben die Terminhoheit ungern ab. Wie geht Ihr Tool damit um?

Accepted Answer

Als Arzt kenne ich die Abläufe im Alltag und weiß, wie essentiell es ist, an den wichtigen Stellen dem Praxisteam nicht die Zügel aus der Hand zu nehmen – mit 321 MED bleiben die Schlüsselstellen deshalb immer in Mitarbeiterhand. Auch die Terminhoheit bleibt nach wie vor bei den Mitarbeiter:innen der Praxis. Auf diese Weise gelingt es, individuelle und schlecht standardisierbare Termine digital zu vereinbaren und die Zeit für die jeweilige Behandlung richtig einzuschätzen.

Question 6

Was sind die Voraussetzungen in der Praxis damit das Tool gut funktioniert? Und müssen bestehende Strukturen und Systeme umgebaut werden?

Accepted Answer

Die einzige Voraussetzung ist eine eigene Webseite – auf dieser wird die Patienten-Oberfläche der Online-Rezeption direkt integriert. Hier ist unser System eigentlich mit jeder Website kompatibel.

Die Zeitersparnis beläuft sich auf durchschnittlich 70% pro Patient:in, da automatische Zusatzfunktionen für alle Servicebereiche wie Rezepte, Termine etc. verfügbar sind und den Zeitaufwand auf ein Minimum reduzieren. In der Praxis muss nichts installiert werden, jedes Gerät mit Internetzugang kann den Mitarbeiterbereich direkt nutzen. Installationen, Probleme mit Updates usw. entfallen also komplett.

Selbiges gilt wie gesagt auch für Patient:innen: Keine Installation, keine App, kein Account.

Online Rezeption 321 MED – Eine Lösung gegen den Fachkräftemangel in der Medizin?

Arzt im Netz: Diese Richtlinien für Ihre Homepage sollten Sie kennen

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